קרדיט תמונה: מכללת אפיק, יח"ץ.
איך בוחרים מזכירה למשרד עורכי דין: המדריך למעסיק שלא רוצה לטעות
שאלו כל עורך דין עצמאי מה ההחלטה הניהולית החשובה ביותר שקיבל בשנה הראשונה למשרד, ורבים יענו שזו לא הייתה בחירת המשרד או שם החברה, אלא בחירת המזכירה. במשרד קטן ובינוני, האדם שיושב בקבלה ומנהל את היומן הוא זה שמחליט בפועל איך הלקוח חווה את המשרד, האם מועדים לא מתפספסים, והאם עורך הדין פנוי לעסוק במשפט או טובע באדמיניסטרציה. ובכל זאת, רבים מגייסים לתפקיד הזה בחיפזון, לפי תחושת בטן או המלצה של מכר, ומגלים את הטעות רק חודשים אחר כך.
הטעות הראשונה היא להתייחס לתפקיד כאל מענה טלפוני עם קצת הקלדה. במשרד עורכי דין המזכירה מנהלת את לוח הדיונים ואת מועדי ההגשה, פותחת תיקים ומנהלת אותם לאורך שנים, מקלידה ועורכת מסמכים לפי מבנה קבוע, מתפעלת את מערכות ההגשה המקוונות, מטפלת בגבייה ובחשבוניות, ומשמשת כתובת ראשונה ללקוחות שמגיעים לרוב בתקופה לחוצה בחייהם. איחור של יום בהגשה אינו עניין טכני, הוא עלול לפגוע בתיק. לכן הדרישה הראשונה היא לא מהירות הקלדה אלא דיוק ואחריות.
הטעות השנייה היא להעדיף ניסיון במשרד עורכי דין על פני הכשרה מסודרת. ניסיון קודם הוא יתרון, אבל ניסיון שנרכש במשרד אחד לא בהכרח מתאים לנהלים של משרד אחר, ולעיתים הוא מגיע עם הרגלים שקשה לשנות. מועמדת שעברה הכשרה מקצועית מגיעה עם שפה אחידה: היא מכירה את סוגי המסמכים, את כללי ניהול היומן, את תוכנות המשרד ואת עקרונות השירות, ואפשר להתאים אותה לנהלי המשרד במהירות. במשרד שאין בו מחלקת הדרכה, זה ההבדל בין עובדת שמתפקדת תוך שבועיים לבין כזו שלומדת על חשבון הלקוחות.
מה כדאי לבדוק בראיון? במקום לשאול שאלות כלליות, תנו למועמדת תרחיש אמיתי: לקוח מתקשר כועס כי לא קיבל תשובה, במקביל נכנס מייל מבית המשפט על שינוי מועד דיון, ועורך הדין בדיון ולא זמין. מה היא עושה קודם? התשובה חושפת סדרי עדיפויות, שיקול דעת ויכולת לעבוד תחת לחץ. בקשו גם לראות עבודה עם מסמך: לקבל טיוטה עם טעויות ולערוך אותה. אלו בדיקות קצרות שמספרות יותר מכל קורות חיים.
חשוב גם להבין מה המזכירה מחפשת. מועמדות טובות בוחרות מעסיק לא פחות משהוא בוחר אותן, והן מעריכות הגדרת תפקיד ברורה, נהלים כתובים, כלים דיגיטליים מסודרים ואפשרות להתפתח. משרד שמציע למזכירה להשתלם, למשל במסגרת קורס מזכירות שמקנה הכשרה מלאה בניהול משרד, בשירות לקוחות וביישומי המחשב הנדרשים, משדר רצינות ומקבל בתמורה עובדת שרואה בתפקיד קריירה ולא תחנת מעבר. זהו גם פתרון טוב למשרד שמעוניין לקדם עובדת קיימת לתפקיד ניהול הלשכה במקום לגייס מבחוץ.
שימו לב גם לכישורים הדיגיטליים. משרדים שעברו לניהול תיקים ממוחשב, לחתימה דיגיטלית ולהגשות מקוונות זקוקים למזכירה שמרגישה בנוח עם תוכנות חדשות ולא נרתעת מלמידה של מערכת נוספת. שאלו את המועמדת באילו כלים עבדה, איך היא מתמודדת עם תקלה טכנית כשאין מי שיעזור, ואיך היא מנהלת סיסמאות ומידע רגיש של לקוחות. במשרד עורכי דין, סודיות ואבטחת מידע אינן נושא טכני בלבד אלא חובה אתית, והמזכירה היא השומרת הראשונה של המידע הזה.
ולבסוף, תנו לתהליך זמן. הגדירו תקופת ניסיון עם יעדים ברורים, קבעו שיחת משוב אחרי חודש, ובדקו לא רק אם המשימות בוצעו אלא איך הלקוחות מגיבים. מזכירה טובה ניכרת בכך שעורך הדין מגלה פתאום שיש לו שעות פנויות, שהלקוחות מחמיאים על השירות, ושהמועדים פשוט מטופלים בלי שצריך לשאול. זו השקעה שמחזירה את עצמה בכל יום עבודה.
משרד עורכי דין נמדד בסופו של דבר במקצועיות של עורכי הדין שלו, אבל הוא מתפקד בזכות מי שמנהל אותו מאחורי הקלעים. בחירה נכונה של מזכירה, והשקעה בהכשרתה, היא אחת ההחלטות הניהוליות הזולות והמשתלמות ביותר שבעל משרד יכול לקבל.
הכתבה בשיתוף מכללת אפיק, הפועלת בתחום ההכשרות המקצועיות כבר מעל 20 שנה, עם למעלה מ-35,000 בוגרים שלמדו בה עד היום.
