תקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים בישראל, כפי שנחקקו בשנת 2014, קובעות כי מעבידים נדרשים לדווח באופן מקוון על התשלומים אותם הם מפקידים לטובת החסכונות הפנסיוניים וקרנות ההשתלמות של עובדיהם.
בין אם מדובר על תשלומים שהופקדו לקרן השתלמות או למכשיר חיסכון פנסיוני מסוג קופת גמל, קרן פנסיה, או ביטוח מנהלים – המעסיק נדרש להעביר את פרטי ההפקדה שביצע בתצורה של דיווח מקוון שנשלח לחברה המנהלת את מכשיר החיסכון הנ"ל.
מהו העונש על הפרת חובת דיווח מקוון על הפרשות פנסיוניות לעובדים? מהי חשיבותו של הדיווח המקוון? כיצד יש לבצע את הדיווח המקוון על הפרשות פנסיוניות לעובדים ואילו פרטים יש לכלול בו? על כל השאלות הללו ועוד נענה במדריך שלפניכם.
מהו העונש על הפרת חובת דיווח מקוון על הפרשות פנסיוניות לעובדים?
מעביד שהפר את חובת הדיווח המקוון על הפרשות פנסיוניות לעובדיו, מסכן עצמו בקבלת קנס כספי בסך 200 אלף שקלים, מטעמו של הממונה על שוק ההון.
כיצד יש לבצע את הדיווח המקוון על הפרשות פנסיוניות לעובדים?
את הדיווח המקוון על הפרשות פנסיוניות לעובדים מעסיקים נדרשים להעביר לחברה המנהלת וזאת במועד העברת הכספים בפועל, בתצורה של קובץ דיגיטלי בו מפורטים הנתונים אודות התשלומים שבוצעו, במבנה אחיד. עם קליטת הדיווח, מחויבת החברה המנהלת את כספי החיסכון של העובד לספק למעביד המדווח אסמכתא כנגד קליטת התשלומים במערכות המידע שלה.
על חשיבות הדיווח המקוון על הפרשות פנסיוניות לעובדים
כאשר הדיווח המקוון על הפרשות פנסיוניות לעובדים מתבצע בצורה תקינה, הוא מבטיח כי זכויותיו הפנסיוניות של העובד ישמרו ויתועדו כהלכה. יתר על כן, דיווח מקוון על הפרשות פנסיוניות לעובדים, חוסך למעסיק זמן ומשאבים, על ידי ייעול של תהליך העברת התשלומים ושיוכם מול חברות הביטוח ובתי ההשקעות, מסייע לעקוב אחר שיוך הפקדות המעסיק לחסכונות הפנסיוניים של עובדיו, ומאפשר דיווח אחיד מול כל החברות המנהלות שאליהן המעביד מעביר כספים לטובת עובדיו.
אילו מעסיקים פטורים מחובת דיווח מקוון על הפרשות פנסיוניות לעובדים?
מעבידים שמעסיקים עד חמישה עובדים פטורים מדיווח מקוון על הפרשות פנסיוניות לעובדיהם, בתנאי שההם עומדים במכלול התנאים המצטברים שלהלן:
- המעביד העביר לחברה המנהלת את פרטי עובדיו, פרטיו כמעסיק ופרטי הקופה של העובד פעם אחת, ואלו לא השתנו מאז הדיווח הראשוני
- התשלום המופקד לטובת העובד זהה לסכום שאותו המעביד הפקיד במעמד הדיווח הראשוני
- המעביד סיפק לחברה המנהלת הרשאה לחיוב חשבונו או הוראת קבע לתשלום בכרטיס אשראי
- המעביד קיבל אישור מטעם החברה המנהלת על כך שהוא פטור מדיווח מקוון במועד הפקדת הכספים
אילו פרטים נדרש המעסיק להעביר כחלק מהדוח המקוון?
להלן רשימת הנתונים שמעביד מחויב לספק לחברה המנהלת במסגרת הדיווח המקוון על הפרשות פנסיוניות ואחרות לעובדיו:
פרטים בנוגע להפקדות
- שם המעביד
- פרטי איש הקשר מטעם המעביד
- מספר מזהה של המעביד
- כתובת דוא"ל
- המספר המזהה של החברה המנהלת
- מספר אישור של קופת הגמל (רלוונטי עבור קופות גמל שאינן קופת ביטוח בלבד)
- סכום ההפקדות
- אופן העברת ההפקדות
- מועד ההפקדה
- פרטי חשבון הבנק שממנו הועברו ההפקדות, פרטי חשבון הבנק שאליו הועברו ההפקדות ומספר אסמכתא המאשר את ביצוע ההעברה הבנקאית (רלוונטי לתשלומים שהופקדו באמצעות העברה בנקאית)
- פרטי חשבון הבנק שאליו הועברו ההפקדות ומספר אסמכתא המאשר את ביצוע ההפקדה באמצעות שובר תשלום (רלוונטי לתשלומים שהופקדו באמצעות שובר תשלום)
- פרטי חשבון הבנק שממנו הועברו ההפקדות: מספר בנק, מספר סניף ומספר צ'ק (רלוונטי לתשלומים שהופקדו באמצעות צ'ק)
פרטים בנוגע לעובד
- שם העובד
- מספר זהות של העובד
- חודש העבודה שבגינו בוצעה הפקדה פנסיונית / הפקדה לקרן השתלמות לעובד
- גובה המשכורת שעל פיה חושבו ההפרשות לעובד
- פירוט של אחוז ההפרשות עבור כל מרכיב בחיסכון הפנסיוני של העובד
- פירוט ההפרשות הפטורות וההפרשות שאינן פטורות עבור כל מרכיב בחיסכון הפנסיוני של העובד
פרטים על הפסקת התשלומים
במידה והמעביד הפסיק להפריש כספים לחיסכון הפנסיוני או לקרן ההשתלמות של עובד, אותו מעביד מחויב להודיע על הפסקת התשלומים לחברה המנהלת, באותו המועד בו מתבצע הדיווח המקוון עבור יתר עובדיו.
בדיווח לגבי הפסקת התשלומים לעובד יכללו הפרטים שלהלן:
- המספר המזהה של החברה המנהלת
- שם המעביד
- מספר מזהה של המעביד
- שם העובד
- מספר זהות של העובד
- הסיבה להפסקת ההפקדות
- מועד הפסקת ההפקדות
מהם שלבי הדיווח המקוון על הפרשות פנסיוניות לעובדים?
להלן שלבי הליך הגשת הדוח המקוון כנגד ביצוע הפקדות פנסיוניות והפקדות לקרנות השתלמות לעובדים:
- המעביד שולח דיווח מקוון לחברה המנהלת את כספי הגמל / ההשתלמות של העובד, עם ביצוע ההפקדה בפועל.
- החברה המנהלת מעבירה למעביד אישור על תקינות הדיווח המקוון ברמה הטכנית, בתוך שלוש שעות מקבלת הדוח המקוון ששלח המעביד. החברה המנהלת מעבירה למעביד סיכום של זכויות העובדים שנרשמו במערכות
- על פי הדיווח המקוון, בתוך חמישה ימי עסקים מקבלת הדיווח המקוון ששלח המעביד. סיכום זה מהווה אסמכתא המאשרת את שיוך ההפקדות לעובד לקופה או לקרן שבבעלותו, ומאפשר לחברות המנהלות לעדכן את המעביד במידה ונתגלתה בעיה מסוימת בהעברת הכספים או ברישומם.
- החברה המנהלת מעבירה למעביד אישורים חודשיים ואישור שנתי, בהם מפורט סטטוס הטיפול בכספים שהופרשו לטובת העובדים, פירוט אודות ההפרשות לעובדים שנקלטו כהלכה במערכת, לצד שגיאות בדיווח, ודרישה מהמעביד לתקן את הדוחות המקוונים בהתאם.
כל התכנים המובאים להלן אינם משמשים בתור חלופה לייעוץ משפטי מקצועי מול עורך דין המתמחה בדיני עבודה, והם מתפרסמים לידיעה כללית בלבד. המידע בעמוד זה אינו על תקן מידע משפטי מחייב, ואין להישען עליו בשום אופן. במקרים בהם דרוש ליווי משפטי בנושא יחסי עבודה ו / או זכויות פנסיוניות, יש לפנות באופן ישיר להתייעצות משפטית מול עורך דין מומחה לדיני עבודה.